6. Inschrijving en documentatie

6.1 Inschrijving bij het binnenkomen in het KBIN

zie Procedure Documentering van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-02 / punt 3.1.2

6.2 Inschrijving bij de opname in de collectie

zie Procedure Documentering van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-02 / punt 3.1.3

6.3 Opname in de gegevensbank

zie Procedure Documentering van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-02 / punt 3.1.3

6.4 Documentatie

6.4.1 Inventaris

Elke conservator moet:
de inventaris van zijn collecties bijhouden;
ervoor zorgen dat de specimens gemakkelijk, blijvend en met zekerheid identificeerbaar zijn;
ervoor zorgen dat de collecties op een rationele wijze worden opgeborgen, opdat de specimens vlug kunnen worden teruggevonden en optimaal kunnen worden bewaard.

6.4.2 Documenten

De waarde van een collectie is evenredig met de kwantiteit EN KWALITEIT van de informatie die ermee gepaard gaat. De contextuele informatie maakt deel uit van de collecties en blijft bewaard in de wetenschappelijke Operationele Directies of, indien ze dit vragen, in een permanent door de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium beheerde opslagruimte. Deze laatste verzorgt de contacten met het Algemeen Rijksarchief om de wettelijke voorschriften in verband met archieven te laten naleven.

6.4.3 Gegevens

Net zoals de collecties waaruit ze voortspruiten, zijn taxonomische en andere gegevens,  de catalogi, de lijsten en alle informatie die ze bevatten, zonder uitzondering eigendom van het KBIN. De toegang tot gegevens wordt geregeld door internationale wetten (bvb. Inspire), bilaterale of specifieke overeenkomsten. Gepubliceerde gegevens mogen worden gebruikt mits citatie (bijvoorbeeld: Royal Belgian Institute of Natural Sciences, Brussels (2012). Conus magus Linnaeus, 1758. Distribution accessed through DaRWIN2 at //www.naturalsciences.be/science/collections.).
De toegang tot de gegevens valt onder de licentie Creative Commons « Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 2.0 België ». Geen enkele derde mag niet-gepubliceerde gegevens gebruiken zonder de specifieke toestemming van de Algemeen Directeur.