Reglement van de collecties NL

Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen herbergt één van de belangrijkste natuurwetenschappelijke collecties van België. Het betreft een onschatbaar wetenschappelijk en historisch erfgoed.

Eén van de opdrachten van het KBIN is het onderhouden, uitbreiden en valoriseren van zijn collecties en ze te gebruiken voor het wetenschappelijk onderzoek en de wetenschapsverspreiding.

In Brussel bestaat er al sinds 1846 een natuurwetenschappelijk museum, zij het onder verschillende benamingen. In het begin richtte het zich vooral op gewervelde dieren en in het bijzonder op vogels. Maar geleidelijk werd het veelzijdiger en rijker, zodat het nu 37 miljoen specimens bezit. Alle dierkundige groepen zijn in de collecties vertegenwoordigd, evenals fossielen (gewervelden, ongewervelden en planten) en geologische, mineralogische, archeologische en etnografische stukken.

De collecties bevatten een groot aantal voorwerpen van heel uiteenlopende aard, vorm en grootte. Ze omvatten huiden, balgen, opgezette dieren, afgietsels, skeletten, schedels, dieren in alcohol, eieren, nesten, anatomische preparaten, embryo’s, anatomische modellen, röntgenfoto’s, invertebraten, exoskeletten, slijpplaatjes, weefsels, genetisch materiaal, foto’s, ringgegevens, fossielen, versteend hout, stuifmeel, sporen, meteorieten, gesteenten, mineralen en geologische kernen, archeologische en etnografische artefacten, wetenschappelijke documentatie, enz.

Deze diversiteit in de aard van het materiaal bemoeilijkt de conserveringsopdracht en vereist dan ook gespecialiseerd personeel. Het behoud van de collecties is een grote uitdaging voor het huidige en toekomstige onderzoek. 

Het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium is verantwoording verschuldigd aan de Algemeen Directeur. Bij geschillen wordt de directieraad geraadpleegd om ze te beslechten.

Alle leden van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium vallen onder het gezag van het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium.

Ieders taken staan uitvoerig in bijlage 1 beschreven.

De Operationele Directeurs zijn verantwoordelijk voor de bemonsteringszendingen. De onderzoekers bestuderen de verzamelingen, waarvan ze zo de wetenschappelijke waarde vergroten. Ze determineren de ingezamelde specimens en verschaffen de hier aan verbonden contextuele informatie. Op die wijze helpen ze tevens het bestudeerde materiaal inventariseren.

Het beheer van de collecties is aan de conservatoren toevertrouwd. Die behoren tot het wetenschappelijke personeel en moeten over voldoende expertise beschikken om de verantwoordelijkheid te dragen voor de aanwinst, de preparatie, de identificatie, het bewaren, het opbergen en inventariseren van de specimens.

De conservatoren werken nauw samen met de onderzoekers en raadplegen hen bij problemen rond de identificatie en de documentatie van de verzamelde specimens en bij de aankoop van collecties. Zij motiveren de onderzoekers opdat deze de collecties zouden verrijken en er zorg voor zouden dragen.

De conservatoren zijn verantwoordelijk voor het werk van hun ondergeschikte technici, maar ook voor de interne en externe bezoekers die werken op collecties waarmee ze belast zijn.

De verantwoordelijke voor de preventieve bewaring is belast met het vaststellen en controleren van de bewaringsomstandigheden (zie taakomschrijving in bijlage 1). Hij werkt samen met de conservatoren, de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling, de Ondersteunende Directie en de O.D. Publiek.

De verantwoordelijken voor de preventieve bewaring, en de ondersteunende directie zijn belast met het conform maken van de collecties.

Verscheidene administratieve taken worden toevertrouwd aan een secretaris/secretaresse en een documentalist(e).

1. Het reglement voor de collecties geldt voor alle statutaire en contractuele personeelsleden van het KBIN, vrijwillige of wetenschappelijke medewerkers, het personeel van de verenigingen met zetel op het Instituut, bezoekers, studenten, doctorandi en stagiairs.
2. Het Diensthoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium is belast met het toezicht op de toepassing van dit reglement.
3. Wie het reglement voor de collecties overtreedt, wordt de toegang tot de collecties ontzegd. 

4.1 Algemene voorwaarden

zie Procedure Verwerving van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-01 / punt 3.1.1 en punt 3.1.2

4.2 Inzameling op het veld

zie Procedure Verwerving van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-01 / punt 3.1.3 / Inzameling op het veld

4.3 Uitwisselingen

zie Procedure Verwerving van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-01 / punt 3.1.3 / Uitwisselingen

4.4 Aankopen

zie Procedure Verwerving van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-01 / punt 3.1.3 / Aankopen

4.5 Schenkingen en erflatingen

zie Procedure Verwerving van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-01 / punt 3.1.3 / Schenkingen en erflatingen

4.6 Gerechtelijke inbeslagnames

zie Procedure Verwerving van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-01 / punt 3.1.3 / Gerechtelijke inbeslagnames

zie Procedure Verwerving van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-01 / punt 3.1.3 / Inbewaringgevingen

De Wetenschappelijke Dienst Patrimonium houdt een inventaris van de inbewaringgevingen bij. 

6.1 Inschrijving bij het binnenkomen in het KBIN

zie Procedure Documentering van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-02 / punt 3.1.2

6.2 Inschrijving bij de opname in de collectie

zie Procedure Documentering van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-02 / punt 3.1.3

6.3 Opname in de gegevensbank

zie Procedure Documentering van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-02 / punt 3.1.3

6.4 Documentatie

6.4.1 Inventaris

Elke conservator moet:
de inventaris van zijn collecties bijhouden;
ervoor zorgen dat de specimens gemakkelijk, blijvend en met zekerheid identificeerbaar zijn;
ervoor zorgen dat de collecties op een rationele wijze worden opgeborgen, opdat de specimens vlug kunnen worden teruggevonden en optimaal kunnen worden bewaard.

6.4.2 Documenten

De waarde van een collectie is evenredig met de kwantiteit EN KWALITEIT van de informatie die ermee gepaard gaat. De contextuele informatie maakt deel uit van de collecties en blijft bewaard in de wetenschappelijke Operationele Directies of, indien ze dit vragen, in een permanent door de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium beheerde opslagruimte. Deze laatste verzorgt de contacten met het Algemeen Rijksarchief om de wettelijke voorschriften in verband met archieven te laten naleven.

6.4.3 Gegevens

Net zoals de collecties waaruit ze voortspruiten, zijn taxonomische en andere gegevens,  de catalogi, de lijsten en alle informatie die ze bevatten, zonder uitzondering eigendom van het KBIN. De toegang tot gegevens wordt geregeld door internationale wetten (bvb. Inspire), bilaterale of specifieke overeenkomsten. Gepubliceerde gegevens mogen worden gebruikt mits citatie (bijvoorbeeld: Royal Belgian Institute of Natural Sciences, Brussels (2012). Conus magus Linnaeus, 1758. Distribution accessed through DaRWIN2 at //www.naturalsciences.be/science/collections.).
De toegang tot de gegevens valt onder de licentie Creative Commons « Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 2.0 België ». Geen enkele derde mag niet-gepubliceerde gegevens gebruiken zonder de specifieke toestemming van de Algemeen Directeur.  

7.1 Wetenschappelijke collecties

zie Procedure Bewaring van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-03 / punt 3.2

7.2 Tentoongestelde permanente collecties

zie Procedure Bewaring van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-03 / punt 3.3

8.1 Onderzoek

Onderzoekers van het KBIN: zie Procedure Valorisatie van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-04 / punt 3.2.1.1 / onderzoekers van het KBIN
Externe bezoekers: zie Procedure Valorisatie van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-04 / punt 3.2.1.2 / exterenes bezoekers
Wetenschappelijke uitleningen uit KBIN: zie Procedure Valorisatie van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-04 / punt 3.2.2 / uit KBIN

8.2 Tentoonstellingen

Permanente KBIN-tentoonstelling: zie Procedure Valorisatie van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-04 / punt 3.3.1.1 / permanent KBIN tentoonstelling 
Interne tijdelijke tentoonstelling: zie Procedure Valorisatie van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-04 / punt 3.3.1.2 / Interne tijdelijke tentoonstelling 
Externe tijdelijke tentoonstelling: zie Procedure Valorisatie van het Systeem Management Quality Environnement Safety KMSMS P15-04 / punt 3.3.2 / Externe tijdelijke tentoonstelling

8.3 Vernietigende monsternemingen

Het KBIN is verplicht een evenwicht te bewaren tussen de vereisten van het onderzoek en het voor de toekomst bewaren van de collecties. Deze verplichting geldt eveneens voor de fysische en chemische integriteit van de specimens en de hiermee verband houdende gegevens. 
De voorwaarden om vernietigende monsternemingen te mogen verrichten, staan in het "Reglement voor vernietigende monsternemingen" (bijlage 3).
De evaluatiecriteria voor het verrichten van monsternemingen zijn:

1. het gebruik dat van het materiaal zal worden gemaakt en het wetenschappelijke belang van het project;
2. het wetenschappelijke belang en de geldelijke waarde van het materiaal;
3. de kwaliteit en de beschikbare hoeveelheid van het vereiste materiaal;
4. de bekwaamheid van de onderzoekers, hun ervaring met de voorgestelde analysemethode en de geschiktheid van deze methode als die welke het minst aantast en het meest toepasselijk is; 
5. de middelen van de onderzoeker, waaronder het materiaal dat in zijn eigen instelling beschikbaar is; 
6. de mogelijkheid voor het KBIN om materiaal te ontvangen in ruil voor het verlies van zijn monsters;
7. in het geval van DNA-extractie, de terbeschikkingstelling voor de wetenschappelijke gemeenschap van een behoorlijk van verwijzingen voorziene databank met de DNA-sequenties;
8. de monsternemingen en de analyses moeten zoveel mogelijk op het KBIN gebeuren.

De aanvraag wordt onderzocht door het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium, die haar gegrondheid nagaat door wetenschappers van het Instituut te raadplegen. Zijn hun adviezen positief, dan geeft het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium zijn toestemming mits de aanvrager het Reglement voor vernietigende monsternemingen (bijlage 3) goedkeurt en tekent. De Wetenschappelijke Dienst Patrimonium moet toezien op de naleving van de overeenkomsten tussen de aanvrager en het Instituut, zoals ze in het Reglement voor vernietigende monsternemingen of in een geschreven overeenkomst zijn beschreven. Indien de aanvrager de overeenkomsten niet naleeft, kunnen hem en zijn instelling latere aanvragen worden geweigerd. 

De toegang tot de bewaarplaatsen valt onder de verantwoordelijkheid van de Conservator. Hij bepaalt de regels voor de toegang tot de bewaarplaatsen waarover hij de leiding heeft. Voor het wetenschappelijk personeel van het instituut moet de toegang tot de collecties verzekerd zijn op alle werkdagen van 09u00 tot 12u00 en van 13u30 tot 16u00.

De externe bezoekers moeten een afspraak maken. 
Er moet een permanentiesysteem worden opgesteld voor wanneer de Conservator afwezig is.  
Behalve in uitzonderlijke gevallen, met de goedkeuring van de Conservator en van het Diensthoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium, mogen interne of externe bezoekers de bewaarplaatsen enkel betreden onder begeleiding van een collectieverantwoordelijke. Het te bestuderen materiaal wordt hen ter beschikking gesteld in een laboratorium en wordt na studie en eventuele preventieve handelingen in de bewaarplaatsen teruggeplaatst.
De Conservator kan een niet-begeleide toegang enkel aan de statutaire wetenschappers van het KBIN toestaan, maar deze toelating moet worden goedgekeurd door het Diensthoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium.
Wanneer de Technische Dienst en/of de Dienst voor Veiligheid en Hygiëne tijdens de openingsuren van het instituut de bewaarplaatsen moeten betreden, wenden zij zich tot de Conservator.

In noodgevallen en buiten de openingsuren moet de dienstdoende huisbewaarder worden opgeroepen. In geval van brand moeten het Diensthoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium en de betrokken conservator(en) onmiddellijk worden verwittigd.

Bij een langdurige stroomonderbreking moet de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium worden verwittigd, zodat deze de noodzakelijke schikkingen kan treffen voor de bewaring van weefsel- en DNA-collecties en alle bevroren en koudbewaarde monsters.

Voor elke andere interventie waarbij zij niet aanwezig moeten zijn, moeten het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium en de betrokken conservator(en) zo vlug mogelijk op de hoogte worden gebracht van de plaats van de interventie, het soort probleem en de uitgevoerde werkzaamheden. Samen met de verantwoordelijke van de Technische Dienst en de Veiligheidsdienst bekijken ze welk gevolg ze aan het voorval moeten geven.

11.1 Uitleningen voor onderzoek

Het KBIN leent alleen materiaal uit aan bevoegde instellingen en personen, die de zekerheid bieden dat ze dit op de juiste manier zullen bewaren, onderzoeken en teruggeven. De uitleningen worden goedgekeurd door de verantwoordelijke conservatoren na raadpleging van onderzoekers van het Instituut die op materiaal van het gevraagde type werken. Zij gaan na of dit niet voor een lopend onderzoek is bestemd. Het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium ondertekent mee de uitleenbon.

De uitleningen voor onderzoek zijn onderworpen aan het reglement voor uitleningen (bijlage 4) en beheerd door de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium.

De Wetenschappelijke Dienst Patrimonium houdt een uitleenregister bij. Een kopie van elke uitleenbon wordt aan de betrokken conservatoren overhandigd.

De verantwoordelijke conservator beheert de uitleningen binnen één Operationele Directie van het KBIN. Op de plaats van één of meer uitgeleende specimens komt een kaartje met de naam van de ontlener, de uitleendatum, de naam van de soort of van het uitgeleende voorwerp, het aantal specimens, het referentienummer en de duur van de uitlening.

De verantwoordelijke conservator moet de uitleningen tussen de Operationele Directies van het KBIN goedkeuren. Die zijn onderworpen aan de algemene uitleningsvoorwaarden (bijlage 4) en vereisen ook een uitleenbon.

De Personeelsdienst brengt de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium op de hoogte van de pensionering of de contractbeëindiging van leden van het wetenschappelijke personeel, zodat de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium kan nagaan of alle voor hun vertrek gedane uitleningen in orde zijn. 

11.2 Uitleningen voor tentoonstellingen

In de mate van zijn mogelijkheden leent het KBIN specimens of voorwerpen uit voor niet-commerciële tentoonstellingen van educatieve of wetenschappelijke aard.

De aanvragen voor leningen moeten ten laatste drie maanden vóór de opening van de tentoonstelling worden ingediend. Ze moeten het doel, de datum en de duur van de uitlening nauwkeurig vermelden, evenals de plaats van de tentoonstelling en het vereiste materiaal.

De aanvragen, vergezeld van een Standard Facility Report, moeten aan de Algemeen Directeur van het KBIN worden gericht, die ze ter goedkeuring zal voorleggen aan het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium en de conservator(en).

De aanvrager vult een inlichtingenformulier in (bijlage 5.a).

Bij de evaluatie van de aanvraag wordt met volgende criteria rekening gehouden:

1. de zeldzaamheid, het wetenschappelijke belang en de geldelijke waarde van de gevraagde voorwerpen;
2. de aard van het materiaal en de voor deze specimens vereiste bewarings- en veiligheidsvoorwaarden;
3. de gevolgen van het ontbreken van dit materiaal voor het onderzoek en de interne tentoonstellingen;
4. de kosten die het KBIN moet maken om het materiaal voor verzending klaar te maken;
5. de wettelijke beperkingen in verband met het tentoonstellen, het uitlenen en het vervoeren van de specimens;
6. de instellingen waartoe de aanvrager(s) van de lening behoren en wie ze vertegenwoordigen;
7. de terugkeerwaarborgen en de immuniteit voor inbeslagname voor landen buiten de Europese Unie.

Wanneer de aanvraag is aanvaard, moeten de ontlener en het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium een tijdelijke leenovereenkomst (bijlage 5.b) invullen, goedkeuren en ondertekenen. Deze overeenkomst moet, samen met een kopie van de verzekeringspolis, vóór de uitleendatum aan het KBIN worden overhandigd.

De verantwoordelijke conservator en de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring moeten samen een gegevenskaart van elk uitgeleend specimen of voorwerp opstellen, met een foto, informatie over het specimen, een beschrijving van zijn toestand, de vermelding van de gekende restauraties en de voorwaarden waaronder het moet worden getoond (vitrine, temperatuur, vochtigheid, belichting). Beide partijen moeten deze gegevenskaart ondertekenen.

Indien de in leen gevraagde specimens een restauratie vereisen, zal het KBIN die in de mate van het mogelijke uitvoeren.

De uitgeleende specimens moeten van spijker tot spijker worden verzekerd. De verantwoordelijke conservatoren stellen de verzekeringswaarde vast, waarbij ze rekening houden met de vervangingswaarde (waaronder zeldzaamheid, grootte en uitzonderlijke schoonheid), de wetenschappelijke en de historische waarde van het specimen.

De ontlener is verantwoordelijk voor de uitgeleende specimens van zodra ze het KBIN verlaten, en dit tot ze weer binnen onze muren zijn teruggekeerd.

De kosten voor verzekering, inpakken, vervoer, expertise, koerierdienst, in- en uitklaring of andere kosten als gevolg van internationale vervoer-, invoer- of uitvoerreglementen vallen ten laste van de ontlener.

De dieren die in de bijlagen van de Conventie van Washington over de handel in bedreigde diersoorten zijn opgenomen, moeten van een CITES-attest vergezeld zijn.

Een door het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium geschreven toelating is vereist voor het ontsmetten, het prepareren, het restaureren, het afnemen van het voetstuk, het dissecteren, het afgieten, het fotograferen, het publiceren of het doorgeven aan derden.

Een vraag om overdracht naar een derde, staat gelijk met een nieuwe leenaanvraag, die een nieuwe overeenkomst en een aan de overdracht voorafgaande controle vereist. De kosten van de overdracht en de controle vallen ten laste van de nieuwe ontlener.

Geen enkele bemonstering, voor welk doel ook, is toegestaan op voor een tentoonstelling uitgeleend specimen.

11.3 Uitleningen voor interne tentoonstellingen

De uitleningen voor interne vaste of rondreizende tentoonstellingen zijn onderworpen aan dezelfde algemene regels als die voor externe tentoonstellingen, maar de aanvraagprocedure mag worden ingekort en vereenvoudigd.

Indien de bewarings- en/of tentoonstellingsvoorwaarden niet worden nageleefd of de specimens zijn aangetast, heeft de verantwoordelijke conservator de plicht de specimens uit de tentoonstelling te halen.

De Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling is verantwoordelijk voor het uitgeleende materiaal. Indien de specimens zijn aangetast, moet de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling voor de restauratie- of vervangingskosten instaan.

11.4 Terugkeer van de uitleningen

Bij de terugkeer van uitleningen onderzoeken de verantwoordelijke conservator en de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring de toestand van de specimens en zien ze er op toe dat deze, indien nodig, worden ontsmet.

Leden van het KBIN die specimens van andere instellingen ontlenen, zowel voor onderzoek als voor tentoonstelling, doen dit met naleving van de door de uitlener vastgestelde regels en voorwaarden. Ze zijn persoonlijk verantwoordelijk voor het ontleende materiaal en moeten de terugstuurtermijnen in acht nemen. Ze kunnen, indien ze dit wensen, aan de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium vragen of deze wil helpen bij de goede bewaring van het materiaal tijdens hun onderzoek of tentoonstelling.

De voor onderzoek uitgeleende specimens moeten gemakkelijk herkenbaar zijn. Het strekt tot aanbeveling dat er in elke Operationele Directie een kast voor dit doel wordt voorbehouden, waarin bij elk van deze specimens eveneens een kopie van de betreffende uitleenbon wordt geplaatst.

De aanvragen tot uitlening van materieel voor tentoonstellingen in het KBIN moeten vergezeld worden van een Standard Facility Report, dat door de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling met de hulp van de verantwoordelijke van de preventieve bewaring is opgesteld.

Tenzij het met een andere instelling vooraf is afgesproken, is al het tijdens de zendingen van het KBIN verzamelde materiaal eigendom van het KBIN. 

Alle door statutaire, contractuele en vrijwillige personeelsleden in het kader van hun opdracht gerealiseerde documenten, zoals veldboekjes, kaarten, onderzoeksnotities, verslagen, elektronische bestanden, analoge (negatieven inbegrepen) en digitale foto’s, tekeningen, catalogi, documenten in verband met de preparatie of het onderzoek van specimens of voorwerpen … moeten als eigendom van het KBIN worden beschouwd.

De taxonomische en andere gegevensbanken, de catalogi, de lijsten en alle erin opgenomen informatie zijn zonder uitzondering eigendom van het KBIN. Zie ook de nota op intranet. Geen enkele derde mag deze gegevens gebruiken zonder toestemming van de Algemeen Directeur. 

Bij uitleningen voor onderzoek heeft de ontlener de toelating om onderzochte specimens te fotograferen voor persoonlijk gebruik of voor wetenschappelijke publicaties. Commercieel gebruik van deze foto’s is niet toegestaan en er moet een afzonderlijke geschreven aanvraag voor worden ingediend. Bij publicatie moet de ontlener duidelijk de specimens van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen identificeren met één van de drie acroniemen van het Instituut (KBIN, IRSNB, RBINS), gevolgd door het registernummer en elk ander identificatienummer.

Bij uitleningen voor een tentoonstelling moet er voor elke beeldopname een specifieke overeenkomst worden gesloten. Commercieel gebruik hiervan is niet toegestaan en er moet een afzonderlijke geschreven aanvraag voor worden ingediend. Bij publicatie moet de ontlener duidelijk de specimens van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen identificeren met één van de drie acroniemen van het Instituut (KBIN, IRSNB, RBINS).

Als lid van de ICOM leeft het KBIN de deontologische code hiervan na (nathcode_ethics_en.pdf). 

De personeelsleden van het KBIN mogen het personeel, de installaties of het materiaal van het KBIN niet voor persoonlijke doeleinden gebruiken. 

De personeelsleden van het KBIN mogen zich niet laten betalen voor dienstverlening aan het publiek of aan wetenschappelijke bezoekers.

Zolang ze in functie zijn, mogen personeelsleden van het KBIN niet wedijveren met de collecties waarmee ze in het KBIN belast zijn, door een eigen collectie aan te leggen en/of voor persoonlijke doeleinden te verzamelen.