Règlement des collections FR

L’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique abrite les plus importantes collections de sciences naturelles de Belgique. Elles représentent un très riche patrimoine scientifique et historique.

L’une des missions de l’IRSNB est de maintenir, de développer et de valoriser ses collections, et de les utiliser pour la recherche scientifique, l’éducation et la diffusion des sciences.

Sous différentes appellations, un musée des sciences naturelles existe à Bruxelles depuis 1846. A l’origine il était surtout orienté vers les vertébrés et plus particulièrement vers les oiseaux. Mais, petit à petit, il s’est diversifié et enrichi jusqu’à posséder 37 millions de spécimens. Tous les groupes zoologiques sont représentés dans les collections, ainsi que des fossiles (vertébrés, invertébrés et plantes), des échantillons géologiques, minéralogiques, archéologiques et ethnographiques.

Les collections regroupent une multitude d’objets de nature, de forme et de taille très variables. On y trouve des peaux, mises en peau, animaux naturalisés, moulages, squelettes, crânes, animaux en alcool, œufs, nids, préparations anatomiques, embryons, modèles anatomiques, radiographies, invertébrés, lames microscopiques, tissus, matériel génétique, documents photographiques, données de baguage, fossiles, bois pétrifiés, pollens, spores, météorites, roches, minéraux,carottes géologiques, artefacts archéologiques et ethnographiques, documentation scientifique, etc.

Cette diversité dans la nature des matériaux rend difficile la tâche de conservation et implique la nécessité d’un personnel spécialisé. La sauvegarde des collections est un enjeu majeur pour la recherche présente et à venir.

Le Chef du Service Scientifique du Patrimoine rend compte au Directeur Général. En cas de litiges, le Conseil de Direction est consulté pour arbitrage.

Tous les membres du Service Scientifique du Patrimoine relèvent de l’autorité du Chef du Service Scientifique du Patrimoine.

Les tâches de chacun sont détaillées dans l’annexe 1

Les Directions Opérationnelles sont responsables des missions de récoltes. Les chercheurs étudient les collections et contribuent ainsi à leur mise en valeur scientifique. Ils identifient les spécimens récoltés et fournissent les informations contextuelles qui s’y rapportent, participant ainsi à la mise en inventaire du matériel étudié.

La gestion des collections est confiée aux Conservateurs. Ceux-ci font partie du personnel scientifique et doivent avoir une expertise suffisante pour assumer la responsabilité des acquisitions, de la préparation, de l’identification, de la conservation, du rangement et de l'inventaire des spécimens.

Les Conservateurs travaillent en étroite collaboration avec les chercheurs qu’ils consultent pour des problèmes d'identification et de documentation des spécimens récoltés et pour les achats de collections. Ils motivent les chercheurs pour l’enrichissement des collections et pour les soins à leur apporter.

Les conservateurs sont responsables du travail des techniciens sous leurs ordres, mais également des visiteurs internes et externes lors de leur travail sur les collections dont ils ont la charge.

Les Responsables de la Conservation Préventive sont chargés de l’établissement et du contrôle des conditions de conservation (voir la définition de leurs tâches dans l’annexe 1). Ils travaillent en collaboration avec les Conservateurs, la Direction d'appui et la DO des Publics

Les Responsables de la Conservation Préventive et la Direction d'appui sont chargés de la mise en conformité des collections.

Différentes tâches administratives sont confiées à un(e) secrétaire et à un(e) documentaliste.

1. Le règlement des collections s’applique à tous : membres du personnel de l’IRSNB, statutaires et contractuels ; collaborateurs bénévoles ou scientifiques; personnel des associations qui ont leur siège à l’Institut ; visiteurs ; étudiants ; doctorants et stagiaires.

2. Le Chef du Service Scientifique du Patrimoine est chargé de veiller à l’application de ce règlement.

3. Les contrevenants au règlement des collections se verront interdire l’accès aux collections.

4.1 Conditions générales

Voir Procédure d'acquisition du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-01 / point 3.1.1 et point 3.1.2

4.2 Collectes de terrain

Voir Procédure d'acquisition du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-01 / point 3.1.3 / Collectes de terrain

4.3 Echanges

Voir Procédure d'acquisition du Système Management Quality Environnement Safety SMQES  P15-01 / point 3.1.3 / Echanges

4.4 Achats

Voir Procédure d'acquisition du Système Management Quality Environnement Safety SMQES  P15-01 / point 3.1.3 / Achats

4.5 Dons et legs

Voir Procédure d'acquisition du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-01 / point 3.1.3 / dons et legs

4.6 Confiscations judiciaires

Voir Procédure d'acquisition du Système Management Quality Environnement Safety SMQES  P15-01 / point 3.1.3 / confiscations judiciaires

4.7 Dépots

Voir Procédure d'acquisition du Système Management Quality Environnement Safety SMQES  P15-01 / point 3.1.3 / dépôts

Le Service Scientifique du Patrimoine tiendra un inventaire des dépôts.

6.1 Enregistrement à l’entrée à l’IRSNB

Voir Procédure documentation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-02 / point 3.1.2

6.2 Enregistrement à l’entrée en collection

Voir Procédure documentation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-02 / point 3.1.3

6.3 Enregistrement dans la base de données

Voir Procédure documentation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-02 / point 3.1.3

6.4 Documentation

6.4.1 Inventaire

Chaque conservateur doit :

• maintenir à jour l’inventaire de ses collections,
• faire en sorte que les spécimens soient aisément identifiables, avec certitude et de manière permanente,
• organiser le rangement des collections de manière rationnelle afin de localiser rapidement les spécimens et d'en assurer une conservation optimale.

6.4.2 Documents

La valeur d’une collection est proportionnelle à la quantité d’informations qui l’accompagnent.  L'information contextuelle fait partie des collections et sera conservée dans les DO scientifiques ou, à leur demande, dans un endroit de stockage permanent géré par le Service Scientifique du Patrimoine. Ce dernier assure les contacts avec les Archives générales du Royaume afin de respecter les prescriptions légales relatives aux archives.

6.4.3 Données

Comme les collections dont elles sont issues, les bases de données taxonomiques ou autres, les catalogues, les listes et toutes les informations qu’ils contiennent sont, sauf exception, la propriété de l’IRSNB. L'accès aux données est géré par des conventions internationales (ex. Inspire), des accords bilatéraux ou des accords spécifiques. Les données publiées peuvent être utilisées moyennant la citation de la source (exemple : Royal Belgian Institute of Natural Sciences, Brussels (2012). Conus magus Linnaeus, 1758. Distribution accessed through darwin.naturalsciences.be, or at //www.naturalsciences.be/science/collections.).
L'accès aux données correspond à la licence Creative Commons « Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification 2.0 Belgique ». Aucune utilisation commerciale par des tiers des données non publiées ne peut être faite sans accord spécifique du Directeur Général.

7.1 Entretien des collections scientifiques

Voir Procédure de conservation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-03 / point 3.2

7.2 Entretien des collections présentées au public

Voir Procédure de conservation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-03 / point 3.3

8.1 Recherche

• Chercheurs de l'IRSNB

Voir Procédure de valorisation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-04 / point 3.2.1.1 / Chercheurs de l'IRSNB

• Visiteurs externes

Voir Procédure de valorisation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-04 / point 3.2.1.2 / Visiteurs externes

• Prêts scientifiques pour étude hors IRSNB

Voir Procédure de valorisation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-04 / point 3.2.2 / Hors IRSNB

8.2 Expositions

• Exposition IRSNB permanente

Voir Procédure de valorisation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-04 / point 3.3.1.1 / Exposition permanente 

• Exposition IRSNB temporaire

Voir Procédure de valorisation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-04 / point 3.3.1.2 / Exposition temporaire 

• Exposition externe

Voir Procédure de valorisation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-04 / point 3.3.2 / Hors IRSNB

8.3 Prélèvements destructifs

L’IRSNB a une obligation de maintenir un équilibre entre les nécessités de la recherche et la conservation des collections pour le futur.
Cette obligation s’applique aussi bien à l’intégrité physique et chimique des spécimens qu’aux données qui y sont associées.
Les conditions d’obtention de prélèvements destructifs figurent dans le « Règlement des prélèvements destructifs » (annexe 3).
Les critères d’évaluation pour l’obtention de prélèvements sont :

1. l’utilisation qui sera faite du matériel et l’intérêt scientifique du projet,
2. la rareté, l’importance scientifique et la valeur monétaire du matériel,
3. la quantité de matériel nécessaire et les limitations de la quantité de matériel disponible,
4. la compétence des chercheurs, leur expérience de la méthode d’analyse proposée et la convenance de cette méthode comme la moins intrusive et la plus appropriée à la problématique,
5. les ressources du chercheur, incluant l’existence de matériel disponible dans sa propre institution,
6. la possibilité pour l’IRSNB de recevoir du matériel en échange de la perte des échantillons,
7. en cas d’extraction de l’ADN, la mise à disposition dans une banque de données accessible à la communauté scientifique, des séquences d’ADN, dument référencées.
8. dans la mesure du possible, les prélèvements et les analyses doivent être faits à l’IRSNB.

La demande est examinée par le Conservateur qui, pour évaluer son bien-fondé, consulte les Scientifiques de l’Institut. Si les avis sont positifs, le Conservateur marque son accord pour autant que le demandeur approuve et signe le Règlement des prélèvements destructifs (annexe 3).
Le Service Scientifique du Patrimoine est chargé de vérifier si les accords entre le demandeur et l’Institut, tels qu’exposés dans le Règlement des prélèvements destructifs, ou précisés dans un accord écrit, sont respectés. En cas de non-respect des accords, le demandeur ou son Institution pourront se voir refuser de nouvelles demandes.

L’accès aux conservatoires est sous la responsabilité du Conservateur. Celui-ci définit les règles d'accès aux conservatoires dont il a la charge. L’accès aux collections doit être garanti tous les jours ouvrables de 9 à 12h et de 13.30 à 16h, pour le personnel scientifique de l’Institut.

Les visiteurs externes doivent prendre rendez-vous.

Un système de permanence doit être défini en cas d'absence du Conservateur.  

Sauf exception, validée par le Conservateur et par le Chef du Service Scientifique du Patrimoine, les visiteurs, internes ou externes, ne peuvent pénétrer dans les conservatoires qu’accompagnés d’un responsable des collections. Le matériel à étudier est mis à leur disposition dans un laboratoire et remis dans les conservatoires après étude et actions préventives éventuelles.

Le Conservateur peut autoriser un accès non accompagné uniquement aux chercheurs statutaires de l’IRSNB, mais cette autorisation doit être validée par le Chef du Service Scientifique du Patrimoine

Si le Service Technique et/ou le Service Sécurité & Hygiène doivent accéder aux conservatoires pendant les heures d’ouverture de l’Institut, ils s’adressent au Conservateur.

En cas d’urgence en dehors des heures d’ouverture de l’Institut, il faut s’adresser au concierge de garde et immédiatement avertir le Chef du Service Scientifique du Patrimoine et le(s) conservateur(s) concerné(s).

En cas de coupure de courant prolongée, le Service Scientifique du Patrimoine doit être averti afin de prendre les dispositions nécessaires à la conservation des collections de tissus et d'ADN, ainsi que de tous les échantillons congelés ou conservés au froid.

Pour toute autre intervention ne nécessitant pas leur présence, le Chef du Service Scientifique du Patrimoine, le(s) Conservateur(s) concerné(s) et les Responsables de la Conservation Préventive doivent être informés le plus rapidement possible du lieu de l’intervention, du type de sinistre et des travaux effectués. Ils envisageront avec les responsables du Service Technique et du Service Sécurité la suite à donner à l’incident.

En cas de catastrophe naturelle ou d’incendie il faut appliquer le plan de calamité.

11.1 Prêts pour étude

L’IRSNB ne prête du matériel qu’aux Institutions et aux personnes compétentes offrant toutes les garanties de conservation, d’étude et de retour. Les prêts sont approuvés par les Conservateurs après qu’ils aient consulté les chercheurs de l’Institut travaillant sur le type de matériel demandé pour vérifier qu’il ne soit pas destiné à une étude en cours.

• Les prêts pour étude sont soumis au règlement des prêts (annexes 4) et gérés par le Service Scientifique du Patrimoine.

• Un registre des prêts sera tenu par le Service Scientifique du Patrimoine. Une copie de chaque bon de prêt sera remise aux conservateurs concernés.

• Les prêts au sein d’une Direction Opérationnelle de l’IRSNB sont gérés par le Conservateur. A l’emplacement du ou des spécimen(s) emprunté(s) figurera un fantôme précisant le nom de l’emprunteur, la date de l’emprunt, le nom de l’espèce ou de l’objet emprunté, le nombre de spécimens et le numéro de référence et la durée du prêt.

• Les prêts entre Directions Opérationnelles de l’IRSNB doivent être approuvés par le Conservateur responsable. Ils sont soumis aux conditions générales de prêt (annexe 4) et font également l’objet d’un bon de prêt.

• Le Service du Personnel informera le Service Scientifique du Patrimoine des départs à la retraite et des fins de contrats du personnel scientifique afin de veiller à l’apurement de tous les prêts avant leur départ.

11.2 Prêts pour exposition

Dans la mesure de ses possibilités, l ’IRSNB prête des spécimens ou objets pour des expositions à caractère éducatif ou scientifique, sans but commercial.

Les demandes de prêt doivent être introduites au plus tard trois mois avant l’ouverture de l’exposition. Elles doivent préciser le but, la date et la durée du prêt ainsi que le lieu de l’exposition et le matériel requis.

Les demandes, accompagnées d’un Standard Facility Report, seront adressées au Chef du Service Scientifique du Patrimoine qui les soumettra à l’approbation du /des Conservateur(s).

Le demandeur complètera un formulaire de renseignements (annexe 5.a).

L’évaluation de la demande tiendra compte des critères suivants :

1. la rareté, l’importance scientifique et la valeur monétaire des spécimens demandés,
2. la nature du matériel et les conditions de conservation et de sécurité que nécessitent ces spécimens,
3. l’impact de l’absence de ce matériel sur la recherche et sur les expositions internes,
4. le coût, pour l’IRSNB, de la préparation du matériel pour l’expédition,
5. les restrictions légales concernant la présentation, le prêt ou le transport de spécimens,
6. les affiliations institutionnelles ou la représentation de la / des personne(s) demandant le prêt,
7. les garanties de retour et d’immunité de saisie pour les pays hors Union Européenne.

Si la demande est acceptée, un contrat de prêt temporaire (annexe 5.b) sera complété, approuvé et signé par l’emprunteur et par le Chef du Service Scientifique du Patrimoine. Ce contrat, ainsi qu’une copie de la police d’assurance, seront remis à l’IRSNB avant la date de début du prêt.

Chaque spécimen ou objet prêté fera l’objet d’une fiche signalétique, établie conjointement par le Conservateur et par les Responsables de la Conservation Préventive, illustrée d’une photographie, reprenant les informations relatives au spécimen, donnant une description de son état, signalant les restaurations connues et précisant les conditions requises pour sa présentation (mise sous vitrine, T°, humidité, éclairage). Cette fiche signalétique sera signée par les deux parties.

Si les spécimens demandés en prêt nécessitent une restauration, celle-ci sera, dans la mesure du possible, assurée par l’IRSNB.

Les spécimens prêtés seront assurés de clou à clou. La valeur d’assurance sera établie par les Conservateurs ; elle tiendra compte de la valeur de remplacement du spécimen (y compris la rareté, la taille ou la beauté exceptionnelle), de sa valeur scientifique et de sa valeur historique.

Les spécimens prêtés sont sous la responsabilité de l’emprunteur dès qu’ils sortent de l’IRSNB et ce jusqu’à leur retour en nos murs.

Les frais d’assurance, d’emballage, de transport, d’expertise, de courrier express, de dédouanement ou autres frais liés aux règlements internationaux de transport, d’importation ou d’exportation, sont à charge de l’emprunteur.

Les animaux repris dans les annexes de la Convention de Washington relative au commerce des espèces menacées seront accompagnés de leur certificat CITES.

Une autorisation écrite, émanant du Chef du Service Scientifique du Patrimoine, est requise pour le déparasitage, la préparation, la restauration, le désoclage, la dissection, le moulage, la photographie, la publication ou le transfert à des tiers.

Une demande de transfert à un tiers équivaut à une nouvelle demande de prêt qui fera l’objet d’un nouveau contrat et d’un contrôle des spécimens avant transfert. Les frais de ce transfert ainsi que du contrôle sont à charge du nouvel emprunteur.

Aucun prélèvement, quel qu’en soit le but, n’est autorisé sur des spécimens prêtés pour exposition.

11.3 Prêts pour expositions internes

Les prêts pour expositions internes, fixes ou itinérantes, sont soumis aux mêmes règles générales que les prêts pour expositions externes, mais la procédure de demande de prêt peut être raccourcie et simplifiée.

En cas de non-respect des conditions de conservation et / ou de présentation, ou d’altération des spécimens, le Conservateur responsable a l’obligation de retirer les spécimens de l’exposition.

La D.O. des Publics est responsable du matériel emprunté. En cas d’altération des spécimens, les frais de restauration ou de remplacement seront pris en charge par la D.O. des Publics.

Lorsqu’une exposition temporaire interne devient une exposition itinérante il convient d’établir, pour chaque destination de l’exposition, un contrat de prêt temporaire avec une liste du matériel, fiches signalétiques et contrat d’assurance.Un contrôle du matériel se fera à chaque destination

11.4 Retour des prêts

Au retour des prêts, le Conservateur et les Responsables de la Conservation Préventive vérifieront l’état des spécimens et veilleront à leur désinfection.

Les membres de l’IRSNB qui empruntent des spécimens à d’autres institutions, tant pour étude que pour exposition, le feront en respect des règles et conditions établies par le prêteur. Ils sont responsables du matériel emprunté et sont tenus de respecter les délais de renvoi du matériel. Ils peuvent, s’ils le souhaitent, demander l'aide du Service Scientifique du Patrimoine pour assurer la conservation du matériel durant l'étude ou l’exposition.

Les spécimens empruntés pour étude doivent être aisément identifiables. Dans chaque D.O. on rassemblera les spécimens en prêt dans une armoire réservée à cet usage. L’emprunteur remettra une copie du bon de prêt au Service Scientifique du Patrimoine.

Le Service Scientifique du Patrimoine se chargera de renvoyer les spécimens pour autant qu’il ait été informé de l’existence de ce prêt. Dans le cas contraire les frais seront à la charge de la D.O.

Les demandes de prêt de matériel pour exposition à l’IRSNB seront accompagnées d’un « Standard Facility Report » établi par le responsable du Service de Développement des Expositions avec l’aide des Responsables de la Conservation Préventive.

Tout le matériel récolté au cours des missions de l’IRSNB reste la propriété de l’IRSNB, à l’exception du matériel visé par les conventions internationales, les législations nationales des pays de collectes et les arrangements préalables avec d’autres Institutions

Tous les documents réalisés, dans le cadre de ses missions, par le personnel statutaire, contractuel ou bénévole, comme les carnets de terrain, les cartes, les notes de recherche, les rapports, les fichiers électroniques, les photographies argentiques (y compris les négatifs) ou digitales, les dessins, les catalogues, les documents relatifs à la préparation ou à l’étude des spécimens ou objets doivent être considérés comme la propriété de l’IRSNB.

Voir aussi note sur la propriété de la documentation scientifique sur intratet.

Les bases de données taxonomiques ou autres, les catalogues, les listes et toutes les informations qu’ils contiennent sont, sauf exception, la propriété de l’IRSNB. Aucune utilisation de ces données par des tiers ne peut être faite sans l’accord écrit d’un Conservateur.

Dans le cas des prêts pour étude, l'emprunteur est autorisé à prendre des photographies des spécimens étudiés pour usage personnel ou pour des publications scientifiques. Leur usage commercial n’est pas autorisé et doit faire l’objet d’une demande écrite séparée. En cas de publication, l'emprunteur est tenu de clairement identifier les spécimens de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique en utilisant l’un des 3 acronymes de l'Institut (IRSNB, KBIN, RBINS) suivi du numéro de registre ou de tout autre numéro d’identification.

Dans le cas des prêts pour exposition, toute prise de vues fera l'objet d'un accord spécifique. Leur usage commercial n’est pas autorisé et doit faire l’objet d’une demande écrite séparée. En cas de publication, l'emprunteur est tenu de clairement identifier les spécimens de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique en utilisant l’un des 3 acronymes de l'Institut (IRSNB, KBIN, RBINS).

Etant membre de l’ICOM, l’IRSNB souscrit à son Code de Déontologie.

Les membres du personnel de l’IRSNB ne peuvent utiliser le personnel, les installations ou le matériel de l’IRSNB à des fins personnelles.

Les membres du personnel de l’IRSNB ne peuvent se faire rétribuer pour des services rendus au public ou aux visiteurs scientifiques.

Tant qu’ils sont en fonction, les membres du personnel de l’IRSNB ne peuvent entrer en compétition avec les collections dont ils ont la charge à l’IRSNB en ayant une collection personnelle et/ou en récoltant à des fins personnelles.

Les collaborateurs possédant une carte d’exploration de l’IRSNB ne peuvent utiliser celle-ci pour réaliser des récoltes à des fins personnelles.