4. Acquisitions

4.1 Conditions générales

L'IRSNB continuera à améliorer et à renforcer ses collections par l’acquisition de nouveau matériel. Il n’y a aucune contrainte géographique ou temporelle à l’acquisition de nouveaux objets.

L’accroissement se fait, de préférence par des collectes de terrain réalisées par l’IRSNB ou en collaboration, par des échanges avec d'autres institutions, ainsi que par des achats, des dons, des legs et des confiscations judiciaires

• L’IRSNB refusera l’acquisition d’objets d’origine douteuse.
• Sauf avec l’accord de l'autorité compétente, l’IRSNB n’acquerra pas sciemment, par voie directe ou indirecte, des objets qui auraient été collectés, vendus ou transférés de quelque manière que ce soit en contravention avec les lois ou traités nationaux ou internationaux relatifs à la protection de la vie sauvage ou de la conservation de la nature et du patrimoine, conformément au plan stratégique du CBD (CMS, Ramsar, CITES, WHC).
• Le Directeur Général est seul habilité à signer une convention écrite ou un acte notarié.

Au niveau de la procédure d'acquisition, il convient de différencier, dans une première phase, les collectes de terrain et les autres modes d'acquisition. Les collectes et fouilles sont de la responsabilité des scientifiques de l'Institut. Leurs produits restent  accessibles pour le tri, l'étude et les analyses parfois destructrices. A la fin de la phase d'étude, il peut être décidé de mettre en collection tout ou partie du produit de la collecte. La procédure rejoint alors la règle générale appliquée aux autres modes d'acquisition (cf. 6. Enregistrement et documentation).

De manière générale, les demandes d'acquisition émanent des Directions Opérationnelles, du Service de Développement des Expositions ou du Service Scientifique du Patrimoine. Elles doivent être motivées par le demandeur et un conservateur (double justification). Le Service Scientifique du Patrimoine doit apporter une garantie de stockage et de soins appropriés et procéder à son inventorisation endéans l’année.
Les objets susceptibles d’être acquis doivent répondre à l’un ou plusieurs des critères suivants :

1. être à la base d’une étude des Scientifique de l’IRSNB
2. avoir une valeur didactique permettant de promouvoir la diffusion des sciences (exemple : objet d’exposition ou collection éducative)i
3. avoir un intérêt scientifique et/ou historique
4. combler un manque dans les collections de l’IRSNB

Les facteurs 1 et 2, orientés vers la valorisation, sont prioritaires.

Tout matériel proposé pour acquisition est évalué par le conservateur compétent et par les Responsables de la Conservation Préventive afin de garantir des standards de conservation et de documentation. Un soin particulier sera donné à l’examen du matériel biologique à sec en vue de déterminer les risques d’infestation.

La responsabilité de la décision de l'acquisition dépend de sa valeur estimée (hors prélèvements fiscaux). Pour une valeur inférieure à 5.000 €, elle dépend du Chef du Service Scientifique du Patrimoineii. Entre 5.000 et 50.000 € elle est de la responsabilité du Directeur général. Au-delà de 50.000 €, elle est soumise à l’accord préalable de la Commission de Gestion et de  la Commission Consultative d’acquisition. Cette dernière est composée de l’Ordonnateur  (Directeur Général), du Président du Conseil Scientifique et de deux experts extérieurs (1 F. et 1 N) choisis par le Chef d’établissement parmi le corps académique des Universités (Art 47 de l’A.R. du 14 mars 2005).

4.2 Collectes de terrain

Les missions de collecte de l’IRSNB, tant en Belgique qu’à l’étranger, doivent enrichir les collections de l’IRSNB tout en respectant les règlements régionaux et nationaux, les Conventions internationales et les accords entre pays
Le Service Scientifique du Patrimoine compilera et tiendra à jour les principales réglementations en la matière.
Les objets ou lots d’objets collectés à l’occasion de ces missions constituent le matériel d’étude tant qu’ils ne sont pas versés en collection.

4.3 Echanges

Les échanges ne sont possibles qu’entre Institutions scientifiques. Ils ont pour but de compléter les collections de l’IRSNB. Ils ne peuvent en aucun cas diminuer la valeur des collections de l’IRSNB. 
Les échanges sont proposés par les chercheurs et par les Conservateurs qui soumettent une demande argumentée. Celle-ci sera acceptée selon la règle générale de la décision d'acquisition décrite ci-dessus. Le cas échéant, une procédure de déclassement (voir point 13) sera entreprise afin de permettre l'échange.

4.4 Achats

Les conservateurs proposent des achats de collections.
Le Service Scientifique du Patrimoine bénéficie d'un budget d'acquisition et définit les priorités d'achats dans les différentes demandes. Toutefois, les DO scientifiques et la DO des publics peuvent proposer des achats financés par d'autres sources de financement.
Les achats, par le Service de Développement des Expositions, de spécimens pour les expositions permanentes ou temporaires doivent se faire en concertation avec les conservateurs concernés. 
Les spécimens achetés par le Service de Développement des Expositions sont divisés en deux catégories :

1. La première est composée par les spécimens qui ont pour vocation d'entrer dans les collections de l'IRSNB. Dans ce cas, la double justification doit être effectuée et le Service Scientifique du Patrimoine devient responsable des spécimens y compris dans les salles d'exposition. Le mode de présentation doit alors respecter les règles de conservation définies par le Conservateur.
2. La seconde catégorie est composée par des spécimens de type « consommable ». Ces spécimens ne sont pas inscrits dans les collections scientifiques mais sont considérés comme matériel didactique. Le Service de Développement des Expositions est libre d'effectuer une présentation sans tenir compte des prescriptions de conservation définies par le Service Scientifique du Patrimoine. Les spécimens achetés pour une exposition temporaire itinérante font partie de cette seconde catégorie jusqu'à la fin du cycle d'exposition. A ce moment, une évaluation du matériel est effectuée et il est décidé d'incorporer, ou non, certains spécimens dans les collections de l'IRSNB.

Le statut d'appartenance à l'une ou l'autre catégorie est défini, en concertation, pendant la phase de conception de l'exposition.

Seul le Directeur Général a une délégation pour effectuer des achats de collections. Toute sub-délégation doit être approuvée par la commission de gestion.

4.5 Dons et legs

Les conditions générales s'appliquent aux dons et legs. En outre, les conditions d'acceptation particulières à chaque don ou legs sont établies par le Service Scientifique du Patrimoine.
L’IRSNB est libre de refuser les dons ou les legs.
Si nécessaire, le Service Scientifique du Patrimoine établira un acte dans lequel il notifiera le donateur qu’en acceptant le don ou le legs, il pourra disposer comme il l’entend des objets cédés. Si ces derniers présentent un risque pour les collections, il est libre de procéder à leur destruction en respectant la procédure adéquate. Le conservateur établira un inventaire des pièces pour le donateur, et lui fournira le numéro d’inventaire général. Il s'assurera également que le donateur est bien le propriétaire légal des pièces faisant l'objet de la donation.