13. Déclassement et cession

Les spécimens et objets figurent dans les collections aussi longtemps que leur intégrité physique le permet et qu’ils sont en rapport avec le sujet et/ou le but de la collection.

Lorsque ces conditions ne sont plus respectées les spécimens peuvent être détruits, échangés ou cédés à d’autres Institutions.

Les raisons d’accepter le déclassement sont :

• le spécimen ou l’objet est endommagé, cassé ou parasité au point qu’il n’est plus utilisable,

• le spécimen ou l’objet n’a pas de rapport avec le type de collections, de recherches ou d’activités éducatives de l’IRSNB,

• les données relatives au spécimen ou à l’objet sont inexistantes, douteuses ou insuffisantes,

• le spécimen ou l’objet présente un risque pour la santé des utilisateurs,

• le spécimen ou l’objet a peu ou pas de valeur scientifique ou éducative,

• le spécimen sera détruit lors de la prise d’échantillon ou de la dissection,

Les raisons d’accepter la cession sont :

• la restitution d’un spécimen lorsqu’il a été établi qu’il appartenait à une autre Institution,

• lorsqu’il a été établi par le Service Scientifique du Patrimoine que l’IRSNB est incapable de fournir les soins indispensables et qu’une autre Institution est plus qualifiée pour la sauvegarde du spécimen.

La proposition argumentée de déclassement ou de cession établie par le Conservateur est transmise par voie hiérarchique au Directeur Général qui accepte ou refuse la proposition.

Pour les spécimens d’une valeur supérieure à 50.000€ la proposition est soumise au Ministre de la Politique scientifique qui est seul habilité à autoriser le déclassement.

Le Service Scientifique du Patrimoine tient un registre et attribue un numéro à chaque déclassement ou cession. Il y reporte les informations suivantes:

• le numéro d’identification (N° d’inventaire général (I.G.) et/ou le numéro de registre),
• toutes informations disponibles concernent le spécimen,
• la raison du déclassement,
• la date de la demande de déclassement,
• la date d’autorisation de déclassement,
• le nom et la fonction de la personne ayant autorisé le déclassement.

En cas de cession, il faut indiquer les mêmes informations et préciser où va le spécimen et quelles sont ses nouvelles références.

Le Conservateur reporte le numéro de déclassement/cession dans le registre des collections et/ou dans la base de données DArWIN, avec la mention « autorisation de déclassement n° / Cession n°… » indiquant clairement que le spécimen ou l’objet ne figure plus dans les collections.

Le Service Comptabilité doit également être informée de toute sortie des collections afin de l’indiquer sur la fiche comptable (fiche d’I.G.) et d’effectuer la modification de patrimoine.