6.1 Enregistrement à l’entrée à l’IRSNB
Chaque acquisition, quel qu’en soit le mode, qu’elle concerne un ensemble ou un objet isolé, doit être documentée et reçoit, à son entrée à l’IRSNB, un numéro d’inventaire général (IG).
Le Service Comptabilité gère l’inventaire général des collections. Cet inventaire assure la traçabilité des collections et ne signifie pas une mise obligatoire au patrimoine de l'Etat.
Le produit des collectes de terrain est également concerné par cet enregistrement. Au retour d’une mission de collecte, le Responsable de Mission demande un numéro d’inventaire général (IG) pour l’ensemble du matériel récolté même si celui-ci n’entrera pas immédiatement en collection. Il établit clairement le statut des objets, en particulier celui des objets qui pourraient retourner dans le pays de récolte après étude ou qui devraient être partagés entre les Institutions ayant collaboré à cette mission.
Il établit avec le Conservateur les conditions de conservation temporaire pendant l’étude. Il fournit au Service Scientifique du Patrimoine un rapport comprenant la liste des participants, les dates de la mission, le type de matériel récolté, la liste des points de récolte avec leurs géo-positionnement, ainsi que toutes les informations jugées utiles pour l’enregistrement du matériel. Ces informations
restent confidentielles tant que le matériel est à l’étude.
6.2 Enregistrement à l’entrée en collection
L'entrée et l'enregistrement dans les collections de l'état changent profondément le statut des pièces concernées. L’entrée en collection intervient par l’inscription à l’un des registres d’inventaire de collection et/ou dans la base de données des collections. Chaque objet isolé ou lot d’objets identiques, prélevés au même endroit au même moment, reçoit alors un numéro d’identification individuel : par exemple le numéro de registre ou l'identifiant de la base de donnée.
Cette étape intervient à la fin de la phase d'étude pour les collectes et fouilles, à la fin de la phase d'inventaire et d'évaluation pour les dons et les legs et directement pour les achats et les échanges. Elles intègrent alors le patrimoine à transmettre aux générations futures et tombent sous la législation relative à la protection et à l'inaliénabilité des collections fédérales.
Le Service Scientifique du Patrimoine assure l’enregistrement et la tenue des registres.
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Le numéro d’identification doit être marqué sur l’objet ou sur une étiquette accompagnant celui-ci.
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L’étiquette sera établie en conformité avec les us de la collection et au regard des standards internationaux en vigueur. Elle portera par exemple : le numéro de registre, le nombre d’exemplaires, le nom du genre et de l’espèce, la localité et la date de prélèvement, le nom du récolteur, le nom du déterminateur, …
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Le marquage et l’étiquette qui accompagnent un objet doivent être considérés comme faisant partie intégrante de celui-ci. Il est interdit de les supprimer ou de les rendre illisibles par quelque procédé que ce soit. Toutes les précautions doivent être prises pour ne pas supprimer ou mutiler les étiquettes, qu’elles soient attachées à l’objet, immergées avec lui dans un liquide conservateur ou apposées sur un support quelconque.
En cas de ré-identification d’un objet, la nouvelle étiquette est ajoutée à (aux) l’étiquette(s) déjà présente(s) et les modifications sont faites dans les registres et/ou dans la base de données. L’ancienne étiquette ne peut jamais être jetée. Si son état de conservation est inquiétant il faut la recopier ou la reproduire et tenter de la restaurer.
6.3 Enregistrement dans la base de données
L'encodage des nouveaux spécimens s'effectue au fur et à mesure de leur entrée en collection ce qui automatise la création du registre et la réalisation des étiquettes. L'encodage est de la responsabilité du Service Scientifique du Patrimoine qui assure également la supervision de l'enregistrement des collections existantes par les encodeurs des différents programmes de numérisation en cours et à venir.
6.4 Documentation
6.4.1 Inventaire
Chaque conservateur doit :
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maintenir à jour l’inventaire de ses collections,
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faire en sorte que les spécimens soient aisément identifiables, avec certitude et de manière permanente,
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organiser le rangement des collections de manière rationnelle afin de localiser rapidement les spécimens et d'en assurer une conservation optimale.
6.4.2 Documents
La valeur d’une collection est proportionnelle à la quantité d’informations qui l’accompagnent. L'information contextuelle fait partie des collections et sera conservée dans les DO scientifiques ou, à leur demande, dans un endroit de stockage permanent géré par le Service Scientifique du Patrimoine. Ce dernier assure les contacts avec les Archives générales du Royaume afin de respecter les prescriptions légales relatives aux archives.
6.4.3 Données
Comme les collections dont elles sont issues, les bases de données taxonomiques ou autres, les catalogues, les listes et toutes les informations qu’ils contiennent sont, sauf exception, la propriété de l’IRSNB. L'accès aux données est géré par des conventions internationales (ex. Inspire), des accords bilatéraux ou des accords spécifiques. Les données publiées peuvent être utilisées moyennant la citation de la source (exemple : Royal Belgian Institute of Natural Sciences, Brussels (2012). Conus magus Linnaeus, 1758. Distribution accessed through darwin.naturalsciences.be, or at //www.naturalsciences.be/science/collections.).
L'accès aux données correspond à la licence Creative Commons « Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification 2.0 Belgique ». Aucune utilisation commerciale par des tiers des données non publiées ne peut être faite sans accord spécifique du Directeur Général.
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