Annexe 1 : Répartition des tâches relatives aux collections

Conservateur

- organise le rangement des collections de manière rationnelle.

- organise les prestations des techniciens responsables de collections de manière à garantir l’accès aux collections tous les jours ouvrables, tant pour les visiteurs scientifiques  externes que pour les scientifiques de l’Institut, le Service Technique, le Service Sécurité et Hygiène et le Responsable de la Conservation préventive.

- gère l’accès aux conservatoires sous sa responsabilité. Il peut en autoriser un accès non accompagné limité aux chercheurs statutaires de l’IRSNB, mais cette autorisation doit être validée par le Directeur des Collections.

- fait en sorte que les spécimens soient aisément identifiables.

- consulte les Chercheurs pour des problèmes d’identification et de documentation des spécimens récoltés.

- motive les Chercheurs pour l’enrichissement des collections et leur propose son aide pour les soins à apporter au matériel qu’ils ont à l’étude.

- maintient à jour l’inventaire de ses collections.

- organise et supervise l’encodage des collections sous sa responsabilité.

- établit, avec le Responsable de la Conservation préventive, des standards de conservation pour chaque type de collection.

- fait périodiquement, avec le Responsable de la Conservation préventive, une visite des conservatoires et des salles d’expositions pour repérer et éradiquer les parasites, et assure le suivi de ces visites. Si des locaux doivent être désinfectés il faut en avertir le Service Sécurité et Hygiène.

- propose des échanges.

- évalue,  avec les chercheurs, l’intérêt des collections proposées pour acquisition. Avec le Directeur des Collections et le Responsable de la Conservation préventive il en fait l’inventaire et l’évaluation de l’état. Il fait un rapport circonstancié garantissant le stockage correct, les soins appropriés et l’inventorisation endéans l’année. Ce rapport circonstancié doit être joint à la demande d’acquisition d’où qu’elle émane.

- de même pour les dépôts : il doit faire, avec le Déposant et le Directeur des Collections, un inventaire et une description de l’état du matériel qui fera partie de la convention de dépôt.

- accueille les visiteurs scientifiques, met les collections à leur disposition et tient un registre des visiteurs.

- accorde des prêts pour étude après consultation des chercheurs de l’Institut (vérification de la disponibilité du matériel). Le Directeur des Collections cosigne les bons de prêts dont la gestion est confiée au secrétariat.

- gère les prêts scientifiques internes (fantômes pour les prêts dans le service, bons de prêts en dehors du service)

- accorde des prêts de matériel pour des expositions internes ou externes. Avec le Responsable de la Conservation préventive, il établit les fiches signalétiques des objets prêtés, fixe la valeur d’assurance, détermine les conditions de conservation et de présentation et, dans la mesure du possible, vérifie si ces conditions sont bien respectées.

- a l’obligation de retirer d’une exposition interne, permanente ou temporaire, tout matériel dont la présentation ne respecterait pas les conditions de conservation ou de présentation établies par lui et par le Responsable de la Conservation préventive.

- au retour des prêts, il contrôle l’état du matériel avec le Responsable de la Conservation préventive. Il fait annuler le bon de prêt au Secrétariat et fait désinfecter le matériel. En cas de problème, il confie le dossier au Secrétariat qui assurera le suivi.

- propose au Directeur des Collections les déclassements de spécimens. Si la proposition est acceptée, le Secrétariat indique dans le registre des déclassements tous les renseignements relatifs à l’objet déclassé, la raison et la date du déclassement et lui attribue un numéro que le Conservateur devra indiquer dans ses registres et dans la base de données.

Commission Consultative d’Acquisition

- est consultée pour l’acquisition par achat, legs ou don de collections d’une valeur supérieure à 50.000 €.

Directeur des Collections

- veille au bon fonctionnement du Service Collections et à l’application du règlement des Collections.

- rend comptes au Directeur général.

- vérifie l’exécution des plans d’actions et des campagnes de conservation préventive établis avec les Conservateurs et le Responsable de la Conservation préventive.

- examine les demandes d’acquisition de collections (que ce soit un achat, un don, un échange ou un legs)  et s’il donne son accord transmet les dossiers au Directeur général.

- autorise les achats de collections d’une valeur inférieure ou égale à 5.000 €.

- pour les dons ou les legs, il établit si nécessaire les conditions d’acceptation du don ou du legs. Il établit un inventaire avec le Conservateur et le Responsable de la Conservation préventive, et ensemble ils vérifient l’état du matériel. S’il accepte le don ou le legs, il transmet le dossier au Directeur général. En cas d’accord de ce dernier, il fournit au donateur une copie de l’inventaire  et joint une lettre de remerciements.

- pour les dépôts, il participe à l’inventaire du matériel et au contrôle de son état avec le Conservateur et le Responsable de la Conservation préventive. S’il donne son accord, il participe à l’établissement de la convention de dépôt, ou le l’acte notarié, qu’il soumet à la signature du Directeur général.

- cosigne les bons de prêts de matériel scientifique approuvés par les Conservateurs et transmet une copie des bons de prêt au Secrétariat.

- établit et signe les contrats de prêts pour exposition après approbation par les Conservateurs.

- répond, après consultation des Conservateurs et du Responsable de la Conservation préventive, aux demandes de déparasitage, restauration, désoclage, dissection, moulage, photographie, publication de photographies, transferts à des tiers, liées à des prêts temporaires pour exposition.

- répond aux demandes de prélèvement destructibles et les autorise si il y a un avis favorable des Conservateurs ou des Chercheurs concernés.

- décide de la suite à donner aux demandes de déclassement émises par les Conservateurs. Transmet le dossier au Directeur général. Pour les pièces importantes l’avis du Conseil de Direction sera demandé.

- règle les problèmes de bâtiments et de sécurité avec les services ad hoc.

- doit être informé, le plus rapidement possible de tout sinistre et du type d’intervention. Il envisage, avec le Service Technique, la Sécurité et Hygiène, les Conservateurs et le Responsable de la Conservation préventive, la suite à donner à l’incident.

Directeur général

- supervise les activités du Service Collections et demande des comptes au Directeur des Collections.

- en cas de don, dépôt ou legs, le Directeur général est seul habilité à signer une convention écrite ou un acte notarié.

- autorise les acquisitions de collections par achat, don ou legs d’un montant compris entre 5.000 et 50.000 €.

- reçoit les demandes de prêts pour expositions. En cas d’accord il les transmet  par voie hiérarchique au(x) Conservateur(s).

Directions opérationnelles

- sont responsables des missions de récoltes.

Les chercheurs étudient les collections et contribuent ainsi à leur mise en valeur scientifique. Ils identifient les spécimens récoltés et fournissent les informations contextuelles qui s’y rapportent, participant ainsi à la mise en inventaire du matériel étudié. Ils travaillent en étroite collaboration avec les Conservateurs

- peuvent faire des demandes d’acquisition de collections (achats ou échanges).

Si le Service Collections ne dispose pas des fonds nécessaires les Directions opérationnelles peuvent faire l’acquisition sur fonds propres avec l’accord des Conservateurs qui doivent vérifier l’état du matériel et en garantir le stockage correct, des soins appropriés et l’inventorisation endéans l’année.

- l’information contextuelle (carnets de terrain, photos, rapports, …) fait partie des collections. Elle peut être conservée dans les Directions Opérationnelles ou, à leur demande, dans un endroit de stockage permanent géré par le Service Collections.

Documentaliste

- documentation et mise à jour des règlements régionaux, nationaux et internationaux concernant les récoltes de spécimens biologiques et leur transport, des conventions internationales relatives à la biodiversité et à son inventaire, des accords entre la Belgique et les pays dans lesquels les chercheurs de l’IRSNB effectuent un travail de terrain.

- collationne les rapports des missions de récoltes.

- rassemble toute la documentation relative aux collections que les Directions Opérationnelles ne souhaitent pas conserver (carnets de terrain, cartes, notes de chercheurs, tirés-à-part ou fichiers pdf des publications,  fichiers électroniques, photographies argentiques ou digitales, dessins, catalogues, documents sur la préparation de la mission, …).

- recherches historiques sur les collections de l’IRSNB.

- vérifie si les accords entre les emprunteurs de spécimens et l’IRSNB sont bien respectés.

Ministre de tutelle

-décide des acquisitions d’une valeur supérieure à 250.000 €

Responsable de la Conservation préventive

- avec les Conservateurs, il établit des standards de conservation pour chaque type de collection.

- planifie et organise les campagnes de conservations préventives avec les Conservateurs et le Directeur des Collections.

- évalue, avec les Conservateurs, l’état des collections proposées pour acquisition.

- établit avec les Conservateurs, les fiches signalétiques pour les prêts pour exposition et définit les conditions de présentation et de conservation.

- responsable de l’éradication des parasites dans les collections, les retours de prêts (scientifiques et expositions) et les conservatoires (doit consulter les Conservateurs et éventuellement le Service Sécurité et Hygiène avant d’agir).

- responsable des conditions de conservations dans les conservatoires.

- organise régulièrement, avec les Conservateurs, une visite d’inspection dans les conservatoires et les salles d’exposition afin de détecter les infestations parasitaires ou autres dommages.

- chargé de la mise en conformité des collections, travail en collaboration avec le Service Technique et le Service Sécurité et Hygiène.

Responsable de mission de récolte

- au retour d’une mission de collecte, le responsable de la mission demande au Service Comptabilité un numéro d’Inventaire Général pour l’ensemble du matériel récolté.

- établit clairement le statut du matériel récolté, en particulier celui des objets  qui pourraient retourner dans le pays de récolte après étude ou qui devraient être partagés entre les Institutions ayant collaboré à cette mission.

- si nécessaire, il établit avec le Conservateur les conditions de conservation temporaire pendant l’étude.

- il fournit au Service Collections un rapport comprenant la liste des participants à la mission, les dates, le type de matériel récolté, la liste des points de récolte avec leur  géo-positionnement (longitude, latitude, altitude, profondeur), ainsi que toutes informations jugées utiles pour l’enregistrement du matériel. Ces informations restent confidentielles tant que le matériel est à l’étude.

Secrétariat du Service Collections

- est responsable du registre des déclassements et de la transmission des numéros de déclassement aux Conservateurs.

- est responsable du registre des prêts et de leur suivi (c.-à-d. rassemble les bons de prêts (cosignés par les Conservateurs et le Directeur des Collections),  contrôle les rentrées avec les Conservateurs, envoie les lettres de rappel).

- gère les permis CITES.

- gère les dossiers de prêts pour exposition.

- assure différentes tâches administratives.

Service Comptabilité

-gère l’Inventaire Général

Service de Développement des Expositions

-peut demander des prêts pour des expositions internes, fixes ou itinérantes,  ces prêts sont soumis aux mêmes règles générales que les prêts pour exposition externes, mais la procédure de demande de prêt peut être raccourcie et simplifiée.

-lorsque le Service de Développement des Expositions a sélectionné des spécimens pour une exposition, le(s) conservateur(s)  et le Responsable de la Conservation préventive doivent définir le plus rapidement possible les conditions de présentation et de conservation afin que le Service de Muséologie puisse en tenir compte dans l’élaboration des plans de l’exposition.

-les expositions itinérantes sont assimilées à des expositions externes. Les objets ne peuvent être prêtés qu’avec l’accord des Conservateurs. Ils doivent être accompagnés d’une fiche signalétique et être assurés de clou à clou. Le Service Collections doit être informé des déplacements des expositions itinérantes et doit exercer un contrôle de l’état des objets avant et à la fin de chaque exposition.

- peut faire des demandes d’acquisition de collections. Si le Service Collections ne dispose pas des fonds nécessaires le Service de Développement des Expositions  peut faire l’acquisition sur fonds propres avec l’accord des Conservateurs qui doivent vérifier l’état du matériel ainsi que la légalité de son origine, en garantir le stockage correct, des soins appropriés et l’inventorisation endéans l’année.

Service entretien

- nettoiera  régulièrement les conservatoires selon un planning établi avec le Conservateur. Il évitera les nettoyages à grandes eaux pour éviter de modifier le degré d’humidité relative des conservatoires.

Service de Muséologie

-est responsable de la maintenance des expositions

-signalera au responsable de la Conservation préventive tous les incidents relatifs aux objets présentés.

- les prêts de matériel pour expositions internes, permanentes ou temporaires, sont soumis aux mêmes conditions que les prêts externes. Le Service de Muséologie est responsable du matériel exposé. En cas d’altération des spécimens, les frais de restauration ou de remplacement seront pris en charge par le Service de Muséologie

En cas de non-respect des conditions de conservation et/ou de présentation, ou d’altération  des spécimens, le Conservateur a l’obligation de les retirer de l’exposition.

Service Personnel

- afin d’apurer les prêts internes et d’assurer une transmission de l’information, le Service du Personnel doit prévenir le Directeur des Collections des départs de membres du personnel scientifique (pension, fin de contrat, …).

Service Technique / Sécurité et hygiène

- pour accéder aux vitrines d’expositions il faut s’adresser au Service Muséologie. Si il faut déplacer les spécimens exposés il faut également faire appel au Conservateur.

- pour accéder aux conservatoires, pendant les heures de service il faut s’adresser aux Conservateurs. En cas d’urgence, en dehors des heures de service il faut s’adresser aux Concierges et en informer le Conservateur.

- en cas de coupure de courant prolongée, le Directeur des Collections et les Conservateurs concernés (c’est-à-dire ceux qui ont des frigos, surgélateurs ou chambres froides) doivent être informés.

- en cas de sinistre ou d’intervention du Service Technique et/ou du Service Sécurité et Hygiène, le Directeur des Collections doit être informé, le plus rapidement possible, du type d’intervention. Il envisagera avec le Service Technique, la Sécurité et Hygiène, les Conservateurs et le Responsable de la Conservation préventive, la suite à donner à l’incident.

- règlent avec le Directeur des Collections et le Responsable de la Conservation préventive les problèmes concernant  locaux abritant des collections ou dans lesquels on travaille sur les collections (atelier de taxidermie, par ex.), et en particulier la mise en conformité des collections.

Technicien

- tient les registres.

- enregistre, étiquette et range les nouveaux spécimens.

- procède aux modifications d’étiquettes et de registres (ex : ré-identifications).

- enregistre les nouveaux spécimens dans la base de données.

- prépare les spécimens pour les visiteurs.

- prépare les spécimens pour les prêts et les emballe pour expédition.

- range les spécimens après étude par le visiteur ou au retour de prêt.

- maintient les collections en bon état, à l’abri de la lumière et de la poussière.

- prévient le Conservateur et le Responsable de la Conservation préventive en cas d’infestation parasitaire ou de conditions de conservation anormales dans les conservatoires.

- où il y a lieu, contrôle le niveau d’alcool au moins une fois par an.

Technicien-préparateur

- s’occupe de tous types de préparation en vue de la mise en collection (mise en peau, naturalisation, préparation ostéologique, fixation, mise en alcool, préparation d’insectes, préparation de génitalias, préparations de fossile, de minéraux, d’échantillons géologiques, …).