Annexe 3 : Règlement des prélèvements destructifs

Ce qui suit est le règlement général pour l’utilisation de spécimens gérés par l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique (IRSNB) comme échantillons destructibles (échantillons pour la recherche génétique, préparation de squelettes, …etc.) ^(*1)

Bien que les requêtes informelles (par téléphone, lettre, E-mail, etc.) soient encouragées afin de déterminer quel matériel est disponible ou ce qui existe en collection, une demande officielle de prélèvement destructif doit être faite en écrivant sur papier à en-tête d’une institution (les soumissions électroniques identifiables sont cependant acceptables). Les requêtes adressées par des étudiants doivent être faites, ou cosignées, par le superviseur ou par le chef du laboratoire qui accepte l’entière responsabilité de se conformer aux conditions du présent règlement.

L’IRSNB ne prêtera, ou ne procurera, pas de matériel à des particuliers, les prêts se feront toujours via l’Institution à laquelle ils sont attachés. Les conditions pour l’utilisateur final, s’appliqueront cependant aux chercheurs individuels cités dans la demande et dans l’accord final, et non aux Institutions.

Les demandes doivent mentionner les points suivants :

• Matériel demandé : taxa, nombre de spécimens, types de tissus, quantité de matériel souhaitée, autres spécifications comme sexe, origine géographique, âge, durée de stockage, préparation et conditions de préservation,…etc.

• Type de matériel demandé : animaux, parties d’animaux, échantillons géologiques, artefacts,…

• Description concise du projet de recherche : p ex. objectifs, méthodes, taxa devant être échantillonnés (sources alternatives possibles pour des échantillons), chercheurs impliqués et leurs qualifications, impact scientifique espéré, techniques, quelles quels fragments seront étudiés, facilités du laboratoire, sources et applicabilité des subventions.

• Pourquoi ce matériel est-il demandé à l’IRSNB ? Pourquoi ne pas le collecter dans la nature ou l’obtenir d’autres collections ?

• Permis : si d’application : la demande doit fournir l’évidence que les chercheurs sont en possession des permis nécessaires pour se conformer aux lois et règlements internationaux et nationaux, et qu’ils fourniront à l’IRSNB une copie de ces permis si ceux-ci sont nécessaires pour l’envoi du matériel.

• Instructions pour l’envoi : méthode d’expédition ; adresse bien détaillée, mais aussi la/les personne(s) de contact, avec leur n° de téléphone, fax et E-mails. Indiquer comment l’IRSNB peut se faire rembourser les frais d’envoi si ceux-ci sont substantiels.

• Evidence de bénéfices mutuels : les prélèvement destructifs causent des dégâts et éventuellement, épuisent les collections des musées. Le remplacement des collections est onéreux (et parfois même impossible). Des initiatives ou des contributions de votre groupe de recherche pour soutenir la croissance des collections de musées seront mentionnées. Lorsque c’est possible, nous encourageons le dépôt de spécimens témoins, p ex. à l’IRSNB.

S’ils sont appropriés, certains des critères suivants seront appliqués pour l’approbation :

Rareté des spécimens et leur potentiel de remplacement (des demandes d’échantillons de types seront rarement prises en considération) ; l’état de préservation du spécimen (lorsque des séries sont disponibles, le prélèvement se fera par priorité sur des spécimens dans un pauvre état de conservation); le mérite scientifique et l’originalité du projet ; la faisabilité du projet (avec une référence particulière à l’ensemble des échantillons nécessaires) ; un matériel de laboratoire et des subsides appropriés ; une évaluation du temps nécessaire pour que les résultats puissent être publiés ; l’expérience et les qualifications des chercheurs ; l’origine des autres échantillons utilisés dans le projet, en particulier combien de matériel nouveau sera collecté par les demandeurs.

L’approbation est laissée à la discrétion du conservateur de la collection. Durant la procédure de soumission il peut demander les avis qu’il juge appropriés. La décision finale lui appartient. Un appel est possible, mais uniquement lorsqu’il y a d’importants éléments nouveaux pour la demande : p ex. un budget plus important, de nouvelles et meilleures techniques,…etc.

Veuillez également considérer le contexte élargi ci-dessous :

Toute proposition de recherche qui souhaite utiliser dès le départ du matériel de l’IRSNB doit obtenir un accord de principe des conservateurs avant la soumission du projet ou la demande de subsides. Un tel accord de principe ne demandera généralement pas, à ce stade, la soumission d’une demande détaillée (comme décrit précédemment).

L’IRSNB est plus qu’un endroit de stockage pour les spécimens ; c’est aussi un Institut de recherche scientifique. Les chercheurs de l’IRSNB combinent différentes compétences, et des échanges intellectuels peuvent aussi être avantageux pour le chercheur qui initialement ne cherchait que du matériel ou une autre assistance qui apparaissait de nature uniquement « technique ».

Toute recherche se basant pour une partie substantielle ou critique sur les collections de l’IRSNB doit chercher des opportunités de coopération intellectuelle avec les départements de recherche.

La simple utilisation de spécimens (de quelque manière que ce soit) de l’IRSNB ne veut pas dire qu’automatiquement un chercheur de l’IRSNB doit figurer comme co-auteur des articles résultant de cette recherche.

La coopération intellectuelle et les contributions à un article, cependant, doivent transparaître dans la liste des co-auteurs lorsque c’est approprié et sur base d’un accord mutuel.

Dans tous les cas, toute recherche utilisant des collections de l’IRSNB doit mentionner l’IRSNB de manière appropriée dans toutes les publications, y compris lorsqu’il s’agit de données (sans tenir compte du fait qu’elles soient originales, transformées ou supplémentaires) qui sont stockées ultérieurement dans des bases de données du domaine public.

Tout prélèvement destructif fera l’objet d’un accord, daté et cosigné par un conservateur de l’IRSNB et par le demandeur ou son représentant légal à l’Institut.

Termes additionnels et conditions :

• Les prélèvements ne peuvent être utilisés qu’exclusivement pour le(s) but(s) décrit(s) dans le projet de recherche, qui fait partie du présent accord de « prêt ».

• Le « prêt » est accordé exclusivement à l’utilisateur final, ce qui implique qu’aucun (sous)échantillon ne peut être donné à une tierce partie, sauf après consultation de l’IRSNB et avec son approbation écrite.

• Les informations figurant sur les étiquettes des spécimens et les informations des bases de données associées (p ex. la date et la localité de collecte, les coordonnées, le collecteur, une carte de distribution, …etc.) sont également fournies aux mêmes conditions au même utilisateur final.

• Cet échantillon de tissu peut être détruit ou transformé durant les analyses scientifiques, et ne doit en principe pas être retourné à l’IRSNB en tant que tel. Cependant, tout échantillon ou (sous)échantillon qui subsisterait lorsque les analyses seraient terminées, ainsi que tout produit intermédiaire pour lequel l’IRSNB a des possibilités de stockage, doit être retourné. Dans le cas des types tout le matériel doit être retourné.

• Nous encourageons le fait d’envoyer à un laboratoire approprié les produits intermédiaires qui ont un potentiel pour d’autres usages scientifiques mais qui, nécessitant des conditions de stockage particulières, ne peuvent être gardés à l’IRSNB. L’IRSNB doit toujours être informé de ces transferts, et toute utilisation d’un tel matériel en dehors de la description du projet de recherche original nécessite également une approbation écrite de l’IRSNB (et doit faire l’objet d’un nouvel accord signé de projet de recherche).

• Les séquences d’ADN obtenues de ce matériel peuvent être publiées et stockées dans des banques de données du domaine public, mais le numéro de référence du spécimen doit être mentionné et l’IRSNB demande à figurer comme propriétaire du spécimen et/ou comme collecteur des échantillons. Tout séquençage d’ADN réussi qui n’a pas été publié endéans les cinq ans suivant l’obtention du matériel devra être déposé dans GenBank. Le numéro de référence GenBank devra être communiqué à l’IRSNB afin de pouvoir être référencé dans la base de données des spécimens de l’IRSNB.

• En cas de dissection, les parties disséquées doivent être conservées par une méthode généralement acceptée pour le taxon considéré et retournées avec les spécimens. Les lames préparées par l’emprunteur doivent être clairement étiquetées de manière à être facilement associées aux spécimens dont elles proviennent. Les étiquettes doivent reprendre l’acronyme IRSNB, le nom latin de l’espèce, le numéro de registre et un numéro de série. Les lames doivent être renvoyées en même temps que les autres parties des spécimens.

• Toutes les publications se référant à ce matériel tissulaire, ainsi qu’à l’information qui y est associée, se doivent d’identifier l’IRSNB comme conservateur des spécimens (les numéros de référence des spécimens doivent être mentionnés dans la publication). 2 tirés-à-part ou un fichier pdf de toutes les publications doivent être envoyées au Conservateur.

• Il ne sera fait aucun usage commercial ou exploitation des échantillons ou de l’information associée, de même aucune licence ni aucun brevet ne pourra être déposé sans une approbation écrite du Directeur général de l’IRSNB.

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(*1) Lorsque le conservateur connaît suffisamment les qualités et les mérites du chercheur ainsi que la justification de la requête, il peut, à sa convenance, appliquer de manière plus souple certaines des procédures ci-dessus. Par exemple, c’est clairement le cas pour les recherches en collaboration et pour les autres projets d’intérêt commun.