6. Enregistrements et documentation

6.1 Enregistrement à l’entrée à l’IRSNB

Voir Procédure documentation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-02 / point 3.1.2

6.2 Enregistrement à l’entrée en collection

Voir Procédure documentation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-02 / point 3.1.3

6.3 Enregistrement dans la base de données

Voir Procédure documentation du Système Management Quality Environnement Safety SMQES P15-02 / point 3.1.3

6.4 Documentation

6.4.1 Inventaire

Chaque conservateur doit :

• maintenir à jour l’inventaire de ses collections,
• faire en sorte que les spécimens soient aisément identifiables, avec certitude et de manière permanente,
• organiser le rangement des collections de manière rationnelle afin de localiser rapidement les spécimens et d'en assurer une conservation optimale.

6.4.2 Documents

La valeur d’une collection est proportionnelle à la quantité d’informations qui l’accompagnent.  L'information contextuelle fait partie des collections et sera conservée dans les DO scientifiques ou, à leur demande, dans un endroit de stockage permanent géré par le Service Scientifique du Patrimoine. Ce dernier assure les contacts avec les Archives générales du Royaume afin de respecter les prescriptions légales relatives aux archives.

6.4.3 Données

Comme les collections dont elles sont issues, les bases de données taxonomiques ou autres, les catalogues, les listes et toutes les informations qu’ils contiennent sont, sauf exception, la propriété de l’IRSNB. L'accès aux données est géré par des conventions internationales (ex. Inspire), des accords bilatéraux ou des accords spécifiques. Les données publiées peuvent être utilisées moyennant la citation de la source (exemple : Royal Belgian Institute of Natural Sciences, Brussels (2012). Conus magus Linnaeus, 1758. Distribution accessed through darwin.naturalsciences.be, or at //www.naturalsciences.be/science/collections.).
L'accès aux données correspond à la licence Creative Commons « Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification 2.0 Belgique ». Aucune utilisation commerciale par des tiers des données non publiées ne peut être faite sans accord spécifique du Directeur Général.