11. Prêts

11.1 Prêts pour étude

L’IRSNB ne prête du matériel qu’aux Institutions et aux personnes compétentes offrant toutes les garanties de conservation, d’étude et de retour. Les prêts sont approuvés par les Conservateurs après qu’ils aient consulté les chercheurs de l’Institut travaillant sur le type de matériel demandé pour vérifier qu’il ne soit pas destiné à une étude en cours.

• Les prêts pour étude sont soumis au règlement des prêts (annexes 4) et gérés par le Service Scientifique du Patrimoine.

• Un registre des prêts sera tenu par le Service Scientifique du Patrimoine. Une copie de chaque bon de prêt sera remise aux conservateurs concernés.

• Les prêts au sein d’une Direction Opérationnelle de l’IRSNB sont gérés par le Conservateur. A l’emplacement du ou des spécimen(s) emprunté(s) figurera un fantôme précisant le nom de l’emprunteur, la date de l’emprunt, le nom de l’espèce ou de l’objet emprunté, le nombre de spécimens et le numéro de référence et la durée du prêt.

• Les prêts entre Directions Opérationnelles de l’IRSNB doivent être approuvés par le Conservateur responsable. Ils sont soumis aux conditions générales de prêt (annexe 4) et font également l’objet d’un bon de prêt.

• Le Service du Personnel informera le Service Scientifique du Patrimoine des départs à la retraite et des fins de contrats du personnel scientifique afin de veiller à l’apurement de tous les prêts avant leur départ.

11.2 Prêts pour exposition

Dans la mesure de ses possibilités, l ’IRSNB prête des spécimens ou objets pour des expositions à caractère éducatif ou scientifique, sans but commercial.

Les demandes de prêt doivent être introduites au plus tard trois mois avant l’ouverture de l’exposition. Elles doivent préciser le but, la date et la durée du prêt ainsi que le lieu de l’exposition et le matériel requis.

Les demandes, accompagnées d’un Standard Facility Report, seront adressées au Chef du Service Scientifique du Patrimoine qui les soumettra à l’approbation du /des Conservateur(s).

Le demandeur complètera un formulaire de renseignements (annexe 5.a).

L’évaluation de la demande tiendra compte des critères suivants :

1. la rareté, l’importance scientifique et la valeur monétaire des spécimens demandés,
2. la nature du matériel et les conditions de conservation et de sécurité que nécessitent ces spécimens,
3. l’impact de l’absence de ce matériel sur la recherche et sur les expositions internes,
4. le coût, pour l’IRSNB, de la préparation du matériel pour l’expédition,
5. les restrictions légales concernant la présentation, le prêt ou le transport de spécimens,
6. les affiliations institutionnelles ou la représentation de la / des personne(s) demandant le prêt,
7. les garanties de retour et d’immunité de saisie pour les pays hors Union Européenne.

Si la demande est acceptée, un contrat de prêt temporaire (annexe 5.b) sera complété, approuvé et signé par l’emprunteur et par le Chef du Service Scientifique du Patrimoine. Ce contrat, ainsi qu’une copie de la police d’assurance, seront remis à l’IRSNB avant la date de début du prêt.

Chaque spécimen ou objet prêté fera l’objet d’une fiche signalétique, établie conjointement par le Conservateur et par les Responsables de la Conservation Préventive, illustrée d’une photographie, reprenant les informations relatives au spécimen, donnant une description de son état, signalant les restaurations connues et précisant les conditions requises pour sa présentation (mise sous vitrine, T°, humidité, éclairage). Cette fiche signalétique sera signée par les deux parties.

Si les spécimens demandés en prêt nécessitent une restauration, celle-ci sera, dans la mesure du possible, assurée par l’IRSNB.

Les spécimens prêtés seront assurés de clou à clou. La valeur d’assurance sera établie par les Conservateurs ; elle tiendra compte de la valeur de remplacement du spécimen (y compris la rareté, la taille ou la beauté exceptionnelle), de sa valeur scientifique et de sa valeur historique.

Les spécimens prêtés sont sous la responsabilité de l’emprunteur dès qu’ils sortent de l’IRSNB et ce jusqu’à leur retour en nos murs.

Les frais d’assurance, d’emballage, de transport, d’expertise, de courrier express, de dédouanement ou autres frais liés aux règlements internationaux de transport, d’importation ou d’exportation, sont à charge de l’emprunteur.

Les animaux repris dans les annexes de la Convention de Washington relative au commerce des espèces menacées seront accompagnés de leur certificat CITES.

Une autorisation écrite, émanant du Chef du Service Scientifique du Patrimoine, est requise pour le déparasitage, la préparation, la restauration, le désoclage, la dissection, le moulage, la photographie, la publication ou le transfert à des tiers.

Une demande de transfert à un tiers équivaut à une nouvelle demande de prêt qui fera l’objet d’un nouveau contrat et d’un contrôle des spécimens avant transfert. Les frais de ce transfert ainsi que du contrôle sont à charge du nouvel emprunteur.

Aucun prélèvement, quel qu’en soit le but, n’est autorisé sur des spécimens prêtés pour exposition.

11.3 Prêts pour expositions internes

Les prêts pour expositions internes, fixes ou itinérantes, sont soumis aux mêmes règles générales que les prêts pour expositions externes, mais la procédure de demande de prêt peut être raccourcie et simplifiée.

En cas de non-respect des conditions de conservation et / ou de présentation, ou d’altération des spécimens, le Conservateur responsable a l’obligation de retirer les spécimens de l’exposition.

La D.O. des Publics est responsable du matériel emprunté. En cas d’altération des spécimens, les frais de restauration ou de remplacement seront pris en charge par la D.O. des Publics.

Lorsqu’une exposition temporaire interne devient une exposition itinérante il convient d’établir, pour chaque destination de l’exposition, un contrat de prêt temporaire avec une liste du matériel, fiches signalétiques et contrat d’assurance.Un contrôle du matériel se fera à chaque destination

11.4 Retour des prêts

Au retour des prêts, le Conservateur et les Responsables de la Conservation Préventive vérifieront l’état des spécimens et veilleront à leur désinfection.